EIN BEISPIEL AUS DER PRAXIS
Vom Gespräch zur fertigen Lösung: Beschaffung bis zur geprüften Rechnung
Ein Mitarbeiter braucht zwei Bürostühle. So wird aus dem Wissen der Beteiligten ein bestätigter Ablauf und daraus eine Lösung in Microsoft 365.
Prozesswissen erfassen
Was die Beteiligten in den Gesprächen sagen.
„Ich will einmal alles angeben und dann sehen, wo mein Antrag steht.“
„Über 1.000 € will ich selbst entscheiden, am liebsten direkt in Teams.“
„Ohne Angebot bestelle ich nicht. Teillieferungen müssen sichtbar bleiben.“
„Ich buche nur, wenn Bestellung, Lieferung und Rechnung zusammenpassen.“
Soll-Ablauf modellieren
Daraus entsteht ein Prozessmodell, das alle bestätigen. Es hält fest, wer was wann nach welcher Regel tut, ist der Bauplan für die Umsetzung und bleibt als Dokumentation, auch wenn jemand das Unternehmen verlässt.
Vereinfachter Soll-Ablauf (BPMN). Im Projekt enthält das Modell auch Ausnahmen wie Ablehnung, Klärung und Rechnungsabweichung.
Anwendung in Microsoft 365 bauen
Der Ablauf läuft in Microsoft 365. Ein Vorgang, alle Belege, jeder sieht den Stand.
1 · Antrag erfassen
Mitarbeiter: Bedarf, Begründung und Angebot einmal vollständig im Portal erfasst. Keine Rückfragen per E-Mail.
2 · Freigabe
Geschäftsführung: Über 1.000 € geht der Antrag automatisch zur Freigabe. Entschieden wird direkt in Teams, die Entscheidung bleibt am Vorgang festgehalten.
3 · Bestellung
Einkauf: Bestellung mit eigener Nummer auslösen. Der Lieferant erhält sie, alle sehen den neuen Stand.
4 · Lieferung melden
Empfänger: Meldet, was angekommen ist, auch eine Teillieferung. Die Restmenge bleibt sichtbar offen.
5 · Rechnung prüfen
Buchhaltung: Rechnung gegen Bestellung und Lieferung geprüft. Weicht sie ab, geht die Rückfrage automatisch an den Lieferanten.
6 · Abgeschlossen
Alle Beteiligten: Zur Buchung freigegeben. Entscheidung, Belege und Verlauf liegen an einem Vorgang.