Lieferscheine digital erfassen: vom Foto auf der Baustelle bis zur geprüften Rechnung
Wie Bau- und GaLaBau-Betriebe Lieferscheine per Handyfoto ablegen, mit KI auslesen lassen und gegen die Rechnung prüfen. Mit Erfahrungen aus dem eigenen Aufbau in Microsoft 365.
Kurz gesagt: Lieferscheine lassen sich in Microsoft 365 direkt auf der Baustelle per Handyfoto erfassen. Ein Ablauf legt das Foto beim richtigen Projekt in SharePoint ab, liest Lieferant, Lieferscheinnummer, Bestellnummer und Mengen mit KI aus und vergleicht sie später mit der Rechnung. Ein Mensch schaut nur noch auf die Fälle, die nicht passen. Für die Kolonne bleibt es ein Foto und ein Klick.
Wo der Lieferschein heute verloren geht
Auf der Baustelle wird der Lieferschein unterschrieben, und dann beginnt seine Reise: Transporter, Handschuhfach, Baucontainer, irgendwann ein Stapel im Büro. Die Rechnung kommt zwei bis sechs Wochen später per E-Mail. Wer sie prüfen will, sucht den passenden Lieferschein, ruft den Bauleiter an und fragt, ob die zweite Teillieferung wirklich kam.
Bei zehn Lieferungen im Monat geht das. Bei hundert fällt eine doppelt berechnete Position oder eine nie gelieferte Restmenge niemandem mehr auf. Die Lücke liegt auf dem Weg des Papiers zwischen draußen und drinnen.
Der Ablauf in Microsoft 365
- Foto machen. Die Kolonne fotografiert den Lieferschein mit dem Handy und wählt das Projekt aus. Das geht mit der SharePoint- oder Teams-App, mit einem einfachen Formular oder per Mail an ein Sammelpostfach.
- Ablegen. Power Automate legt das Foto in der Bibliothek des Projekts ab, mit Datum und Baustelle.
- Auslesen. Ein KI-Schritt liest Lieferant, Lieferscheinnummer, Bestellnummer, Artikel und Mengen aus und schreibt sie in Spalten neben das Dokument.
- Rechnung zuordnen. Kommt die Rechnung, wird sie erkannt und demselben Vorgang zugeordnet.
- Abgleichen. Bestellung, Lieferschein und Rechnung werden verglichen. Passt alles, geht die Rechnung zur Freigabe. Wenn nicht, sieht das Büro genau die Abweichung, zum Beispiel „4 t berechnet, 2 t geliefert“.
In SharePoint sieht das wie eine Liste mit Ampel aus: grün für „stimmt“, gelb für „Lieferschein fehlt noch“, rot für „Abweichung“. Eine neue Software braucht es dafür nicht.
Was die KI beim Auslesen kann und was nicht
Microsoft bietet in Power Automate drei Wege, Belege zu lesen. Für Lieferscheine taugt nur einer davon wirklich:
- Belegverarbeitung ist für Kassenbons gedacht und liest keine mehrseitigen Lieferscheine.
- Rechnungsverarbeitung ist fertig trainiert und liest Rechnungen mit Positionen gut. Ein festes Feld für die Lieferscheinnummer hat sie nicht.
- Dokumentverarbeitung ist ein eigenes Modell, das man mit Beispielbelegen anlernt. Es liest beliebige Felder und Tabellen und gibt zu jedem Wert an, wie sicher es sich ist.
Im eigenen Aufbau habe ich ein Modell mit sieben Lieferscheinen trainiert. Der erste Lauf erkannte 91 Prozent richtig, das Feld „Lieferant“ aber nur zu 28 Prozent. Der Grund: Ich hatte den Namen in der kleingedruckten Absenderzeile markiert. Nach der Markierung im großen Kopfbalken lag der Lieferant bei 99 Prozent und das Modell insgesamt bei 96 Prozent. Die Lehre daraus: immer die größte, eindeutigste Stelle auf dem Beleg markieren, und bei allen Belegen dieselbe.
Ein Lieferschein eines anderen Lieferanten mit ähnlichem Aufbau wurde ebenfalls gelesen, die Bestellnummer stand dort unter „Ihr Zeichen“ und kam mit geringerer Sicherheit heraus. Deshalb gilt im Ablauf eine feste Grenze: Liegt die Sicherheit eines Feldes unter 0,8, landet der Beleg bei einem Menschen. Pro Hauptlieferant reichen fünf bis zehn echte Belege zum Anlernen.
Eine allgemeine KI-Abfrage (Prompt) liest zwar jedes Layout ohne Training, gibt aber keinen Sicherheitswert zurück und kann Werte erfinden. Sie taugt als Rückfall für unbekannte Belege, deren Ergebnis immer geprüft wird.
Feste Regeln als Sicherheitsnetz
Auch ein gut trainiertes Modell liest manchmal falsch. Deshalb prüft der Ablauf jeden Beleg zusätzlich gegen feste Regeln:
- Der Lieferant auf dem Lieferschein passt zur Bestellung.
- Jeder gelieferte Artikel wurde auch bestellt.
- Die gelieferte Menge ist nicht größer als die noch offene Menge.
- Die Rechnung berechnet nicht mehr, als geliefert wurde.
Erst wenn alle Regeln erfüllt sind, läuft eine Rechnung ohne Menschen durch. Teillieferungen bleiben dabei sichtbar: Die Restmenge steht offen, bis der nächste Lieferschein kommt.
Was das kostet
Die KI-Schritte werden nach Seiten abgerechnet. Dokument- und Rechnungsverarbeitung kosten derzeit 8 Copilot Credits je Seite, das sind bei nutzungsbasierter Abrechnung rund 0,08 Dollar. 300 Lieferscheinseiten im Monat liegen damit bei etwa 24 Dollar. Dazu kommt eine Power-Automate-Premium-Lizenz für das Dienstkonto, unter dem die Abläufe laufen. Training und Tests sind kostenlos. (Stand Oktober 2026, Quelle Microsoft Learn; die Preise ändert Microsoft regelmäßig.)
Wichtig für den Datenschutz: Die KI rechnet in der Region, in der die Microsoft-365-Umgebung liegt. Für Belegerkennung empfehle ich die Region Europa, dort sind alle Funktionen verfügbar und die Daten bleiben in der EU.
Worauf es bei der Einführung ankommt
Der technische Teil ist in wenigen Tagen eingerichtet. Entscheidend ist die Baustelle. Die Erfassung muss in Sekunden erledigt sein, sonst wird sie nicht gemacht. Bewährt hat sich:
- an einem Projekt mit einer Kolonne beginnen und nach zwei Wochen nachschärfen,
- vorher klären, wer im Büro die roten Fälle bearbeitet und bis wann,
- echte Lieferscheine der wichtigsten Lieferanten sammeln, bevor das Modell angelernt wird.
So setze ich das um
Ich richte diesen Ablauf für Bau- und GaLaBau-Betriebe im Rhein-Main-Gebiet in deren Microsoft 365 ein: Ablauf klären, umsetzen, an einem Projekt einführen. Wie das aussieht, zeigt die Seite Lieferscheine und Rechnungsprüfung. Wenn Sie wissen wollen, ob es bei Ihnen passt: Erstgespräch anfragen oder direkt anrufen unter 0152 04096250.