Loukmane Chaou

LIEFERSCHEINE UND RECHNUNGSPRÜFUNG FÜR BAU- UND GALABAU-BETRIEBE

Nur bezahlen, was wirklich auf der Baustelle angekommen ist

Lieferschein per Handyfoto auf der Baustelle, automatisch beim richtigen Projekt abgelegt. Kommt die Rechnung, wird sie gegen Bestellung und Lieferschein geprüft. Alles in Ihrem Microsoft 365.

Erstgespräch anfragenSo läuft es ab

Lieber gleich sprechen? 0152 04096250

SharePoint › Baustellenbelege › Rechnungen
RechnungenLieferscheineZu prüfen (2)
RechnungBaustelleNettoAbgleich
RE-4751Gartenstraße 12Lieferschein LS-4111 · 2 Positionen2.524,00 €Stimmt
RE-4753Gartenstraße 12LS-4113 noch nicht da904,00 €Wartet
RE-4752Am Lindenhof 4Edelsplitt: berechnet 4 t, geliefert 2 t1.606,00 €Abweichung
RE-4752 angehalten: 2 t berechnet, aber nicht geliefertDie Rückfrage an den Lieferanten ist vorbereitet.Rückfrage sendenTrotzdem freigeben

Beispiel: So sieht die Prüfung in SharePoint aus. Was stimmt, läuft durch. Nur Abweichungen landen beim Menschen.

In Ihrem Microsoft 365
SharePoint, Power Automate und Teams. Ihre Software bleibt.
Vor Ort im Rhein-Main-Gebiet
Sitz in Dietzenbach, Umsetzung auch bundesweit per Teams.
Ein Ansprechpartner
Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Ablauf.

Heute verschwinden Lieferscheine zwischen Baustelle und Büro

Der Lieferschein wird auf der Baustelle unterschrieben, die Rechnung kommt Wochen später ins Büro. Dazwischen liegen Transporter, Handschuhfach und viel Erinnerung.

Typische Sätze aus dem Alltag

Auf der Baustelle

Kolonnenführer
„Der Lieferschein liegt irgendwo im Transporter.“
Bauleitung
„Teillieferungen behalte ich im Kopf, bis ich sie vergesse.“
Hier geht der Beleg verlorenTage bis Wochen

Im Büro

Büro
„Die Rechnung kommt Wochen später, und keiner weiß mehr, ob alles geliefert wurde.“
Geschäftsführung
„Ich weiß nicht, wie oft wir Material bezahlen, das nie angekommen ist.“

Bei vielen Lieferungen fällt es niemandem auf

Eine falsche Position hier, eine doppelt berechnete Lieferung dort. Einzeln merkt das keiner, über ein Jahr kommt schnell ein spürbarer Betrag zusammen.

Vom Foto auf der Baustelle bis zur Freigabe

Für die Kolonne ist es ein Foto. Den Rest erledigt der Ablauf im Hintergrund.

  1. 1Kolonne

    Foto machen

    Lieferschein mit dem Handy fotografieren und das Projekt auswählen.

  2. 2Automatisch

    Ablegen

    Der Lieferschein landet beim richtigen Projekt. Die wichtigsten Angaben werden ausgelesen.

  3. 3Automatisch

    Rechnung zuordnen

    Die Rechnung kommt per E-Mail, wird erkannt und dem Vorgang zugeordnet.

  4. 4Automatisch

    Abgleichen

    Bestellung, Lieferschein und Rechnung werden verglichen. Abweichungen sind markiert.

  5. 5Büro

    Freigeben

    Passt alles, geht die Rechnung zur Zahlung. Wenn nicht, geht die Rückfrage an den Lieferanten.

MenschLäuft von allein

So kommt der Ablauf in Ihr Microsoft 365

Kein neues System. Gebaut wird mit dem, was Sie mit Microsoft 365 schon haben.

  1. Ablauf klären

    Mit Büro, Bauleitung und Kolonnen klären, wie Lieferscheine und Rechnungen heute laufen und wo es hakt.

  2. In Microsoft 365 umsetzen

    Lieferscheine per Handy oder Scanner in die Projektablage, automatischer Abgleich mit der Rechnung, Freigabe mit einem Klick.

  3. An einem Projekt einführen

    Erst ein laufendes Projekt, dann alle. Am echten Fall testen und nachschärfen.

Was sich für Ihren Betrieb ändert

  • Kein Lieferschein geht mehr verloren
  • Rechnungen werden gegen das geprüft, was wirklich kam
  • Teillieferungen bleiben sichtbar offen
  • Alle Belege eines Projekts an einem Ort

Passt zu Ihrer Buchhaltung

Geprüfte Rechnungen gehen mit allen Belegen an Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerbüro. Ihre bestehende Software bleibt.

Rechnen Sie selbst

Wie viel Zeit steckt heute im Suchen, Ablegen und Abgleichen?

25 him Monat
15.000 €im Jahr

Rechenbeispiel mit Ihren Annahmen, kein Versprechen. Vor dem Start messen wir den echten Aufwand.

Häufige Fragen zu Lieferscheinen und Rechnungsprüfung

Was Geschäftsführung und Büro vor dem ersten Gespräch oft wissen möchten.

Brauchen wir dafür eine neue Software?
Nein. Der Ablauf läuft in Ihrem Microsoft 365, mit SharePoint, Power Automate und Teams. Für das Auslesen der Belege nutzt er die KI-Funktionen von Microsoft. Diese Kosten hängen von der Menge der Belege ab, ich rechne sie vorher mit Ihnen durch.
Funktioniert das mit unserer Branchensoftware und Buchhaltung?
Ja. Ihre Software für Kalkulation, Abrechnung und Buchhaltung bleibt. Der Ablauf schließt die Lücke zwischen Baustelle und Büro und übergibt geprüfte Rechnungen mit allen Belegen an Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerbüro.
Was ist mit Lieferscheinen, die auf Papier ins Büro kommen?
Die werden eingescannt und laufen in denselben Ablauf. Ob Foto von der Baustelle oder Scan im Büro: Der Lieferschein wird ausgelesen, sinnvoll benannt und beim richtigen Projekt abgelegt.
Wie zuverlässig liest die KI die Lieferscheine?
In meinen Tests mit Beispiel-Lieferscheinen wurden alle geprüften Angaben richtig gelesen. Trotzdem bestätigt ein Mensch die wichtigsten Angaben kurz, und unklare Belege werden markiert. Vor dem Start testen wir mit 10 bis 20 Ihrer echten Lieferscheine.
Wie schnell läuft das?
Ein Pilot, etwa nur das Ablegen der Lieferscheine, läuft in zwei bis drei Wochen. Der ganze Ablauf bis zur geprüften Rechnung braucht in der Regel vier bis fünf Wochen.
Was kostet das?
Das hängt vom Umfang ab. Der Einstieg ist ein kleiner Pilot zum Festpreis, der später voll angerechnet wird. Den Preis nenne ich im Erstgespräch, sobald klar ist, was Sie brauchen.
Kommen Sie auch vor Ort?
Ja. Im Rhein-Main-Gebiet komme ich gern in Ihren Betrieb, etwa in Frankfurt, Offenbach, Darmstadt oder Hanau. Mein Sitz ist in Dietzenbach. Die Umsetzung läuft per Teams, deshalb arbeite ich auch mit Betrieben außerhalb der Region.

Wo landen bei Ihnen die Lieferscheine?

In 30 Minuten schauen wir gemeinsam, wie Lieferscheine und Rechnungen bei Ihnen laufen und ob sich ein Pilot lohnt. Kostenlos und unverbindlich, gern auch bei Ihnen vor Ort.

Erstgespräch anfragenAnrufen: 0152 04096250
Loukmane Chaou
Loukmane Chaou
Büroabläufe in Microsoft 365 · Dietzenbach