SharePoint statt Netzlaufwerk: Ordnung für kleine Betriebe
Warum eine durchdachte SharePoint-Struktur mehr bringt als das bloße Verschieben alter Ordner in die Cloud.
Viele Betriebe arbeiten seit Jahren mit einem Netzlaufwerk. Über die Zeit sind dort tiefe Ordnerstrukturen, doppelte Dateien und Ordner mit Namen wie Neu, Alt oder Final_2 entstanden. Wer auf Microsoft 365 umsteigt, steht vor der Frage, ob man diese Struktur einfach mitnimmt.
Nicht einfach kopieren
Das bloße Hochladen der alten Ordner in SharePoint oder OneDrive verschiebt das Problem nur an einen neuen Ort. Die Suche bleibt mühsam, Berechtigungen bleiben unklar und neue Mitarbeitende finden sich weiterhin schwer zurecht. Ein Umzug ist deshalb eine gute Gelegenheit, die Ablage neu zu denken.
Struktur nach Arbeitsweise
Statt einer großen Ordnerhierarchie empfiehlt sich eine Aufteilung nach Bereichen, die zur täglichen Arbeit passen:
- eine Teams-Seite oder SharePoint-Website pro Bereich, etwa Verwaltung, Projekte und Personal,
- Bibliotheken mit wenigen Ordnerebenen,
- Spalten für Eigenschaften wie Projekt, Kunde oder Dokumenttyp,
- klare Zuständigkeiten für jeden Bereich.
Spalten haben einen großen Vorteil: Ein Dokument kann gleichzeitig nach Projekt und nach Dokumenttyp gefiltert werden, ohne dass es zweimal abgelegt werden muss.
Berechtigungen bewusst vergeben
Auf dem Netzlaufwerk wurden Rechte oft im Laufe der Jahre einzeln angepasst. In SharePoint lohnt es sich, Berechtigungen auf Ebene der Websites zu steuern und Ausnahmen möglichst zu vermeiden. Das macht die Verwaltung einfacher und reduziert das Risiko, dass vertrauliche Dateien versehentlich sichtbar sind.
Schrittweise umziehen
Ein Umzug muss nicht an einem Wochenende passieren. Oft ist es sinnvoll, mit einem Bereich zu beginnen, Erfahrungen zu sammeln und die Struktur bei Bedarf anzupassen. Alte Daten, die selten gebraucht werden, können in einem Archivbereich landen, statt die neue Struktur zu überladen.
Am Ende zählt, dass alle im Betrieb wissen, wo eine Datei hingehört. Eine kurze, schriftliche Ablageregel hilft dabei mehr als jede technische Funktion.Die Grundlage für Abläufe und Copilot
Die Ordnung in SharePoint ist auch die Grundlage für Copilot und für automatische Abläufe. Copilot findet nur dann die gültige Checkliste, wenn es eine gültige Fassung je Thema gibt. Ein Ablauf legt Lieferscheine nur dann beim richtigen Projekt ab, wenn jedes Projekt seinen festen Ort hat. Für Bauunternehmen im Rhein-Main-Gebiet baue ich diese Struktur gemeinsam mit dem Büro auf, mehr dazu auf den Seiten Wissensdatenbank mit Copilot und Lieferscheine und Rechnungsprüfung. Oder direkt: Erstgespräch anfragen.