Digitale Bautagesberichte im GaLaBau: worauf es ankommt
Bautagesberichte digital führen: welche Angaben wichtig sind und wie die Erfassung im Alltag gelingt.
Im Garten- und Landschaftsbau ist der Bautagesbericht ein wichtiges Dokument. Er hält fest, wer vor Ort war, welche Arbeiten erledigt wurden, welches Material verbaut wurde und wie das Wetter war. Bei Nachträgen oder Diskussionen mit Auftraggebern ist er oft die entscheidende Grundlage.
Warum Papier hier an Grenzen stößt
Papierberichte werden häufig am Abend aus dem Gedächtnis ausgefüllt, sind schwer lesbar oder gehen verloren. Fotos liegen getrennt auf dem Handy, und im Büro müssen die Angaben noch einmal abgetippt werden, etwa für Stundenzettel oder die Abrechnung.
Was ein digitaler Bericht enthalten sollte
- Baustelle, Datum und anwesende Mitarbeitende mit Stunden,
- erledigte Arbeiten in kurzen Stichpunkten,
- eingesetzte Maschinen und verbautes Material,
- Wetter und besondere Vorkommnisse,
- Fotos, direkt dem Bericht zugeordnet.
Ein einfaches Formular mit Auswahlfeldern statt Freitext beschleunigt die Erfassung erheblich. Baustellen und Mitarbeitende können aus Listen gewählt werden, statt sie jedes Mal einzutippen.
Umsetzung mit Microsoft 365
Mit Microsoft Forms, Power Apps oder einer SharePoint-Liste lässt sich ein solcher Bericht ohne zusätzliche Branchensoftware abbilden. Die Daten landen zentral, sind nach Baustelle filterbar und können für Auswertungen oder die Abrechnung weiterverwendet werden. Ein automatischer Ablauf kann den Bericht zusätzlich als PDF ablegen.
Akzeptanz im Team
Der beste Bericht nützt nichts, wenn er nicht ausgefüllt wird. Deshalb sollte das Formular kurz sein und auf dem Smartphone gut funktionieren, auch mit Handschuhen und bei Sonnenlicht. Es hilft, die Kolonnenführer früh einzubeziehen und ihr Feedback ernst zu nehmen.
Wenn der Bericht am Ende des Tages in fünf Minuten erledigt ist, wird er zur Gewohnheit, und das Büro gewinnt verlässliche Informationen.Lieferscheine gleich mit erfassen
Wer den Bautagesbericht digital führt, kann die Lieferscheine des Tages im selben Zug ablegen: Foto machen, Projekt wählen, fertig. In Microsoft 365 landet der Lieferschein dann beim richtigen Projekt und wird später automatisch gegen die Rechnung geprüft. Wie das für Bau- und GaLaBau-Betriebe im Rhein-Main-Gebiet aussieht, zeigt die Seite Lieferscheine und Rechnungsprüfung, ausführlich der Artikel Lieferscheine digital erfassen.