Rechnungsfreigabe mit Power Automate: erst gegen Lieferschein prüfen, dann in Teams freigeben
Wie Bau- und GaLaBau-Betriebe eingehende Rechnungen mit Power Automate gegen Bestellung und Lieferschein prüfen und nur die Abweichungen in Teams freigeben. Mit Ablauf, typischen Fehlern und Kosten.
Kurz gesagt: Mit Power Automate läuft jede eingehende Rechnung zuerst durch einen Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, bevor jemand sie freigibt. Stimmt alles, geht sie automatisch oder mit einem Klick an die Buchhaltung. Weicht etwas ab, landet nur dieser Fall als Genehmigung in Teams, mit der genauen Abweichung und den Belegen dazu. Die Bausteine dafür stecken größtenteils schon in Microsoft 365.
Warum die Freigabe allein wenig prüft
In vielen Baubetrieben zeichnet die Geschäftsführung jede Rechnung ab, auf Papier oder per weitergeleiteter E-Mail. Wer unterschreibt, sieht Betrag und Lieferant. Ob die vier Tonnen Edelsplitt auf der Rechnung auch auf der Baustelle angekommen sind, sieht man dabei nicht. Dafür müsste man den Lieferschein suchen, und der liegt oft noch im Transporter oder im Baucontainer.
Eine Freigabe per Klick in Teams ist schnell gebaut. Reicht sie nur das PDF weiter, wird aus dem Abzeichnen ein Durchklicken. Der wichtigere Teil liegt davor: der Abgleich, der entscheidet, welche Rechnungen überhaupt einen Menschen brauchen.
Der Ablauf von der Rechnung bis zur Freigabe
- Rechnung kommt an. Lieferanten schicken an ein Sammelpostfach wie rechnungen@, gescannte Papierrechnungen landen in einem SharePoint-Ordner. Beide Wege führen in denselben Ablauf.
- Rechnung lesen. Bei einer E-Rechnung stehen Rechnungsnummer, Positionen und Beträge schon maschinenlesbar in der Datei. Bei PDF und Scan liest ein KI-Schritt Lieferant, Lieferscheinnummern, Positionen und Nettobetrag aus.
- Zuordnen. Über die Lieferscheinnummer oder die Bestellnummer findet der Ablauf den Vorgang und die Baustelle. Die Rechnung wird im selben Ordner abgelegt wie die Lieferscheine dieser Baustelle.
- Abgleichen. Feste Regeln prüfen jede Position: Wurde der Artikel bestellt? Ist die berechnete Menge geliefert und noch nicht berechnet? Stimmt die Summe? Wurde derselbe Lieferschein schon einmal abgerechnet?
- Freigeben. Passt alles, geht die Rechnung an die Buchhaltung. Bei einer Abweichung startet eine Genehmigung in Teams.
In SharePoint ergibt das eine Ansicht „Rechnungen“ mit Ampel, gruppiert nach Baustelle: grün für „Stimmt“, rot für „Abweichung“, gelb für „Wartet auf Lieferschein“. Morgens schaut die Buchhaltung nur auf Rot und Gelb. Wie die Lieferscheine überhaupt in die Ablage kommen, beschreibt der Artikel Lieferscheine digital erfassen.
Was im eigenen Aufbau passiert ist
Ich habe diesen Abgleich in Microsoft 365 aufgebaut und mit drei Rechnungen getestet. Die erste passte zu ihrem Lieferschein und wurde grün. Die zweite wurde rot, mit dem Hinweis „Edelsplitt: berechnet 4 t, geliefert 2 t“. Die dritte nannte einen Lieferschein, der noch nicht erfasst war, und blieb gelb. Nachdem dieser Lieferschein eingescannt war, wurde die Rechnung von selbst neu geprüft und stand nach 94 Sekunden auf Grün.
In einem zweiten Durchlauf mit Bestellung, Teillieferung und Restlieferung kam die Rechnung an, bevor die Ware geliefert war. Der Ablauf hat sie zurückgehalten, bis beide Lieferscheine erfasst waren, und erst dann zur Prüfung gegeben. Genau solche Fälle rutschen bei einer Freigabe per E-Mail durch.
Die Freigabe in Teams
Für die Freigabe nutze ich die Genehmigungen von Power Automate. Die Anfrage erscheint in der Teams-App „Genehmigungen“, in Outlook und auf dem Handy. Wer freigibt, sieht Rechnung, Betrag, die Abweichung und Links auf die Belege und entscheidet mit „Genehmigen“ oder „Ablehnen“, auf Wunsch mit Kommentar. Das Ergebnis schreibt der Ablauf an die Rechnung zurück, mit Name und Zeitpunkt. So lässt sich auch nach Monaten nachvollziehen, wer was freigegeben hat.
Bei Bestellanträgen arbeite ich im eigenen Aufbau mit Betragsgrenzen: Kleine Beträge laufen automatisch durch, zwischen 1.000 und 4.999,99 Euro entscheidet die Geschäftsführung in Teams. Für Rechnungen funktioniert dieselbe Logik. Ob passende Rechnungen ganz ohne Klick durchlaufen oder bis zu einem Betrag noch einmal angesehen werden, legt jeder Betrieb selbst fest. Für den Anfang empfehle ich, auch grüne Rechnungen einige Wochen lang freigeben zu lassen, bis alle dem Abgleich trauen.
Typische Fehler
- Jede Rechnung geht zur Freigabe. Nach zwei Wochen klickt niemand mehr genau hin. Wer nur Abweichungen schickt, bekommt aufmerksame Entscheidungen.
- Die Freigabe zeigt nur das PDF. Ohne Lieferschein und Bestellung daneben prüft man wieder aus dem Gedächtnis.
- Keine Vertretung. Eine Genehmigung wartet, bis jemand antwortet. Der Ablauf sollte nach einer festen Frist erinnern und an eine Vertretung weitergeben, sonst verfällt im Urlaub das Skonto.
- Freigabe vor der Lieferung. Teilrechnungen sind üblich, aber nur für das, was schon geliefert wurde. Das prüft der Abgleich am zuverlässigsten, Position für Position.
- Ergebnis nur im Postfach. Steht die Entscheidung nur in einer E-Mail, findet sie später niemand. Status und Kommentar gehören an die Rechnung.
Was es kostet und was in Microsoft 365 schon enthalten ist
Power Automate mit Outlook, SharePoint, Teams und Genehmigungen ist in den gängigen Microsoft-365-Business-Lizenzen enthalten. Ein einfacher Freigabeablauf ohne KI braucht also keine zusätzliche Lizenz. Wer freigibt, braucht auch später keine, die Genehmigung in Teams reicht.
Für das Auslesen von PDF-Rechnungen kommt ein KI-Schritt dazu. Die fertige Rechnungsverarbeitung kostet derzeit 8 Copilot Credits je Seite, bei nutzungsbasierter Abrechnung rund 0,08 Dollar. 300 Rechnungsseiten im Monat liegen damit bei etwa 24 Dollar. Dazu kommt eine Power-Automate-Premium-Lizenz für das Dienstkonto, unter dem die Abläufe laufen. E-Rechnungen brauchen den KI-Schritt nicht, weil die Daten schon in der Datei stehen. (Stand Oktober 2026, Quelle Microsoft Learn; die Preise ändert Microsoft regelmäßig.)
Wann es sich lohnt
Bei zehn Rechnungen im Monat von zwei Lieferanten reicht oft eine einfache Freigabe in Teams ohne Abgleich. Der Abgleich lohnt sich, wenn viele Lieferungen auf mehrere Baustellen gehen, Teillieferungen und Sammelrechnungen üblich sind und die Geschäftsführung heute jede Rechnung selbst ansieht. Dann spart er Zeit im Büro und fängt die Positionen ab, die einzeln niemandem auffallen. Wie viel Zeit heute im Suchen und Abgleichen steckt, können Sie auf der Lösungsseite mit Ihren eigenen Zahlen durchrechnen.
So setze ich das um
Ich richte Rechnungsprüfung und Freigabe für Bau- und GaLaBau-Betriebe im Rhein-Main-Gebiet in deren Microsoft 365 ein, zusammen mit der Ablage der Lieferscheine: Ablauf klären, umsetzen, an einem Projekt einführen. Wie das aussieht, zeigt die Seite Lieferscheine und Rechnungsprüfung. Wenn Sie wissen wollen, ob es bei Ihnen passt: Erstgespräch anfragen oder direkt anrufen unter 0152 04096250.